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教你發電子郵件的正確方式

吉號吧丨發表時間:2015-11-09丨訪問量:862
[摘要]當今社會,可以說只要你上網,那么你就肯定會有一個屬于自己的電子郵箱,電子郵箱方便了我們的日常生活和工作,但給我們帶來方便的同時,也給我們帶來很多問題。

當今社會,可以說只要你上網,那么你就肯定會有一個屬于自己的電子郵箱,電子郵箱方便了我們的日常生活和工作,但給我們帶來方便的同時,也給我們帶來很多問題。我們的郵箱里每天被各種各樣的郵件充斥著,還有很多是沒標題和沒正文的郵件,這使我們無法快速的分辨出哪些是重要的郵件。

吉號吧在這里就來說一下如何有效率有質量的發送電子郵件:


1、標題除了不宜空白外,還要注意不要冗長,盡可能的讓別人能夠一眼看完整個標題


2、一封郵件盡可能只針對一個主題,不在一封信內談及多件事情,以便于日后整理。


3、可適當用使用大寫字母或特殊字符(“!”)來突出標題,引起收件人注意,但應適度,特別是不要隨便就用緊急之類的字眼。


4、郵件的開頭要稱呼收件人,除了顯得禮貌,還會起到提醒收件人此郵件是面向TA的,要求其給出必要的回應的作用,另外開頭和結尾好要有問候語。


5、好在一次郵件中把相關信息全部說清楚、說準確,在郵件發送之前,務必自己仔細閱讀一遍,不要過兩分鐘之后再發一封什么補充或者更正之類的郵件,這會讓人很反感。如果認真檢查過仍有遺漏就需要使用有撤回功能的郵箱會好一些了,像189郵箱就有這項功能,189郵箱撤回速度非常之快,可重新編輯郵件內容。


6、合理提示重要信息。不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點,影響閱讀。


7、不要動不動使用)”之類的笑臉字符,在商務信函里面這樣顯得比較輕佻,只能在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合。


8、如果郵件帶有附件,應在正文里面提示收件人查看附件,并對附件內容作簡要說明,如果附件是特殊格式文件,還要說明打開方式,附件文件應按有意義的名字命名,且數目不宜超過4個。如果附件太大,也可以使用189郵箱,189郵箱支持超大附件上傳,盡量避免分開上傳附件給對方。 


9、不要用稀奇古怪的字體或斜體,好不用背景信紙,特別是對公務郵件。


10、不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件,或者當著所有人的面不停地RERE去,即在你轉發消息之前,首先確保所有收件人需要此消息;為避免無謂的回復,浪費資源,可在文中指定部分收件人給出回復,或在文末添上以下語句:全部辦妥無需行動僅供參考,無需回復


好了,看了小編說了這么多,你是否已經學會了呢,更多關于這類科普小知識,請關注吉號吧網站~

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